Stand: September 2026
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
vereinsKosmosBei der Nutzung der vereinsKosmos-Plattform verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung der Plattformfunktionen (Buchungen, Mitglieder, SEPA) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Authentifizierung und Sicherheit (Session-Cookies) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Steuer- und buchführungsrechtliche Pflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) |
| Beantwortung von Kontaktanfragen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Versand von Vorabankündigungen und Vereinsinformationen per WhatsApp | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies. Diese Cookies sind erforderlich, damit Sie sich einloggen und die Anwendung nutzen können. Es werden keine Tracking-Cookies, Analytics-Cookies oder Werbe-Cookies eingesetzt.
Da es sich ausschließlich um technisch notwendige Cookies handelt, ist für deren Einsatz keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
Um zu erkennen, an welcher Stelle Besucherinnen und Besucher die Einrichtung abbrechen, speichern wir einzelne Ereignisse in unserer eigenen Datenbank: aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Verweisquelle und die Angabe, ob ein Verein angelegt oder ein Abo abgeschlossen wurde. Zur Verkettung dieser Ereignisse dient eine zufällige Kennung, die ausschließlich im sessionStorage des Browsers liegt und beim Schließen des Tabs gelöscht wird. Es werden keine IP-Adressen, keine Cookies und keine Gerätekennungen gespeichert; eine Zuordnung zu einer Person ist uns nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Angebots).
Für den Betrieb der Plattform setzen wir folgende Dienstleister ein:
Schriftarten (Fonts) werden vom eigenen Server geladen – es erfolgt kein Abruf externer Font-Dienste.
Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte gemäß DSGVO:
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich per E-Mail an: info@vereinskosmos.de
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW).
Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS). Zugang zur Anwendung ist durch Authentifizierung (Google Sign-In) gesichert. Datenbankverbindungen sind verschlüsselt. Schriftarten werden lokal vom eigenen Server ausgeliefert.
Vereine können ihren Mitgliedern Vorabankündigungen zu SEPA-Lastschriften und Vereinsinformationen per WhatsApp zusenden. Der Versand erfolgt technisch über Azure Communication Services (Microsoft Ireland Operations Ltd.) an WhatsApp Business (Meta Platforms Ireland Ltd.).
Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne erteilte Einwilligung wird keine WhatsApp-Nachricht versendet; die Ankündigung erfolgt dann per E-Mail oder auf anderem Weg durch den Verein.
Meta Platforms Ireland Ltd. verarbeitet die Nachrichten- und Verbindungsdaten als Betreiberin von WhatsApp. Dabei kann eine Übermittlung an die Meta Platforms, Inc. in die USA erfolgen. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie ergänzende Schutzmaßnahmen. Datenschutzinfo: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – im Mitgliederportal unter „Mein Konto" oder durch eine formlose Nachricht an Ihren Verein. Nach dem Widerruf erhalten Sie keine weiteren WhatsApp-Nachrichten.
Zum Nachweis des Versands speichern wir je Nachricht Empfänger, Kanal, verwendete Vorlage, Zeitpunkt, Zustellstatus und die betroffenen Rechnungen (Versandlog). Diese Einträge werden gemeinsam mit den zugehörigen Rechnungsdaten aufbewahrt.
Schreiben Sie dem Verein über WhatsApp, wird der Nachrichtenverlauf zu Ihrer Mobilfunknummer gespeichert, damit der Verein Anfragen beantworten und nachvollziehen kann. Antworten werden teilweise automatisiert mit Unterstützung eines Sprachmodells (Azure OpenAI, Microsoft) erzeugt. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb unserer Azure-Ressourcen im Bereitstellungstyp „Global Standard“; sie kann dabei auch in Microsoft-Rechenzentren außerhalb der EU stattfinden. Eingaben werden nicht zum Training von Modellen verwendet und von Microsoft nicht dauerhaft gespeichert.
Bank- und Geburtsdaten werden dem Sprachmodell nicht übergeben: Angaben wie IBAN oder Geburtsdatum, die Sie zur Identitätsprüfung senden, werden ausschließlich lokal in der Anwendung geprüft und im Verlauf nur als Platzhalter gespeichert. Auf Wunsch übernimmt eine Person des Vereins den Chat; die Konversation kann jederzeit beendet werden.
Rufen Sie die Vereinsnummer an, antwortet ein automatischer Sprachassistent. Die Begrüßung weist darauf hin, dass das Gespräch automatisch verarbeitet wird. Ihre Äußerungen werden in Echtzeit durch Azure AI Services (Microsoft) in Text umgewandelt und die Antwort wieder als Sprache ausgegeben. Es wird keine Audioaufnahme gespeichert.
Gespeichert werden die Rufnummer sowie das Transkript der einzelnen Gesprächsrunden im Nachrichtenverlauf zu Ihrer Nummer, damit der Verein Anliegen nachvollziehen und beantworten kann; unterdrückte Rufnummern werden ohne Zuordnung geführt. Für die Antworten gelten dieselben Regeln wie beim WhatsApp-Assistenten. Am Telefon werden keine Dokumente versendet und keine Daten geändert; auf Wunsch wird ein Rückruf notiert und der Vorstand informiert.