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Datenschutzerklärung

Stand: März 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

vereinsKosmos
Martin Donhauser
Windweg 9
32758 Detmold
Deutschland
E-Mail: info@vereinskosmos.de

2. Welche Daten wir erheben

Bei der Nutzung der vereinsKosmos-Plattform verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

  • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse (über Google-Anmeldung übermittelt)
  • Vereinsdaten: Vereinsname, Vereinseinstellungen
  • Mitgliedsdaten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Kontaktdaten, IBAN (sofern im Verein gepflegt)
  • Buchungsdaten: Bankumsätze, Belege (Fotos/PDFs), Kategorisierungen
  • Zahlungsdaten für SEPA: IBAN, Kontoinhaber, Mandat
  • Nutzungsdaten: Zeitstempel von Aktionen, Session-Informationen
  • Kontaktanfragen: Name, E-Mail, Nachricht (bei Nutzung des Kontaktformulars)

3. Zweck und Rechtsgrundlagen

ZweckRechtsgrundlage
Bereitstellung der Plattformfunktionen (Buchungen, Mitglieder, SEPA)Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Authentifizierung und Sicherheit (Session-Cookies)Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Steuer- und buchführungsrechtliche PflichtenArt. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
Beantwortung von KontaktanfragenArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

4. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies. Diese Cookies sind erforderlich, damit Sie sich einloggen und die Anwendung nutzen können. Es werden keine Tracking-Cookies, Analytics-Cookies oder Werbe-Cookies eingesetzt.

  • next-auth.session-token – Authentifizierungs-Session, nach Abmeldung oder Browser-Schließung gelöscht
  • next-auth.csrf-token – Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen (CSRF)
  • vereinskosmos-cookie-consent – Speichert, ob Sie den Cookie-Hinweis gesehen haben

Da es sich ausschließlich um technisch notwendige Cookies handelt, ist für deren Einsatz keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

5. Empfänger und Drittanbieter

Für den Betrieb der Plattform setzen wir folgende Dienstleister ein:

  • Google LLC (Authentifizierung via „Sign in with Google")
    Beim Login mit Google werden Name, E-Mail-Adresse und Profilbild von Google übermittelt. Datenschutzinfo: policies.google.com/privacy
  • Neon Tech, Inc. (PostgreSQL-Datenbank)
    Speicherort: EU-Region. Datenschutzinfo: neon.tech/privacy
  • Vercel, Inc. (Hosting & CDN)
    Datenschutzinfo: vercel.com/legal/privacy-policy
  • Microsoft Azure (Dokumentenspeicherung & optionale OCR)
    Azure Blob Storage zur Speicherung hochgeladener Belege. OCR ist optional. Datenschutzinfo: privacy.microsoft.com
  • Sparkasse / FinTS-Schnittstelle
    Kontoauszüge des Vereinskontos werden über FinTS abgerufen. Es werden ausschließlich Daten des Vereinskontos verarbeitet, nicht personenbezogene Daten Dritter.

Schriftarten (Fonts) werden vom eigenen Server geladen – es erfolgt kein Abruf externer Font-Dienste.

6. Speicherdauer

  • Kontodaten: für die Dauer der Plattformnutzung, danach auf Wunsch gelöscht
  • Mitgliedsdaten aktiver Mitglieder: für die Dauer der Mitgliedschaft
  • Nach Austritt: 3 Jahre (Ansprüche aus dem Mitgliedsverhältnis, § 195 BGB)
  • Buchungs- und Rechnungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO)
  • SEPA-Mandate: 14 Monate nach letzter Verwendung
  • Session-Cookies: bis zur Abmeldung oder Schließen des Browsers

7. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte gemäß DSGVO:

  • Auskunft (Art. 15): Welche Daten haben wir über Sie gespeichert?
  • Berichtigung (Art. 16): Korrektur falscher oder unvollständiger Daten
  • Löschung (Art. 17): „Recht auf Vergessenwerden"
  • Einschränkung (Art. 18): Verarbeitungseinschränkung
  • Datenportabilität (Art. 20): Herausgabe in maschinenlesbarem Format
  • Widerspruch (Art. 21): gegen berechtigtes-Interesse-Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich per E-Mail an: info@vereinskosmos.de

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW).

9. Technische Sicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS). Zugang zur Anwendung ist durch Authentifizierung (Google Sign-In) gesichert. Datenbankverbindungen sind verschlüsselt. Schriftarten werden lokal vom eigenen Server ausgeliefert.